Ineffektiva möten är en stor kostnad och en själadödande aktivitet. Vi kontorsråttor lägger nästan hälften av vår arbetstid i möten och många av dem är ineffektiva och onödiga. Vi har liksom möten för sakens skull, hela tiden. Måndagsmöte. Veckomöte. Konsultmöte. Projektmöte. Utan att egentligen ha ett tydligt syfte med mötet.
Och med tanke på hur mycket tid vi lägger på möten så skulle man ju kunna tänka sig att vi lägger mycket tid på att utbilda oss om detta? Precis som vi gör med så mycket annat. Ledarskapsutbildningar till höger och vänster, HLR-utbildningar (toppen!) och det senaste hetaste: AI-utbildningar.
Men icke.
Vi är riktigt dåliga på möten, vilket vi kan välja att se som en superbra möjlighet att bli bättre. Utvecklingspotentialen är enorm!
Nyckel till inkluderande möten: förarbetet
Ett inkluderande möte är ett möte där alla deltagare känner sig hörda och detta kräver en del arbete. Inte särskilt mycket arbete egentligen, men det kräver en aktiv ansträngning och konkreta verktyg. En hel del av detta arbete sker redan innan mötet äger rum:
- En tydlig agenda skickas ut i tid
- Ev. diskussionsunderlag skickas ut innan mötet
- Folk ges möjlighet att bidra med förslag och idéer på förhand
- Deltagarlistan är väl genomtänkt
- Inbjudan innehåller all information som deltagarna behöver, inklusive vad som behöver förberedas och/eller förväntningar
Viktiga verktyg för bättre hybridmöten
När det sedan är dags för själva mötet så bör man som grupp ta fram riktlinjer kring möteskulturen. Hur är vi mot varandra? Hur är vi inte mot varandra? Vad gör vi av våra mobiler? Hur ser vi på multitasking? Alla dessa frågor ställs på sin spets i just hybridmöten. Hur agerar vi som befinner oss på kontoret?
Ett hyridmöte är ett möte där minst en medarbetare medverkar digitalt, samtidigt som två eller flera mötesdeltagare befinner sig i samma rum. I samtal med mina kunder framkommer inte sällan att dessa möten undviks genom att alla på kontoret sätter sig i olika rum och därmed förvandlar mötet till ett helt digitalt möte. Vi flyr alltså gärna hybridmöten om vi kan. Varför? Främst för att personerna som ser varandra fysiskt har svårt att inkludera distansdeltagarna. Detta leder till att distansdeltagarna känner sig som åskådare till mötet och ofta tappar det då engagemanget.
Checklista för hybridmöten:
- (Kan inte förstå att detta måste vara med på listan) Ha som utgångsläge att alltid ha kameran på när du sitter hemma.
- För kontorsdeltagarna föreslås helst en gemensam kamera
- …som sitter i höjd med en skärm som visar alla distansdeltagare
- Samt, om möjligt en skärm som visar en eventuell presentation
Och viktigast av allt: Låt alltid distansdeltagarna tala först.
Inget “har ni något att tillägga där hemma?” Distansdeltagarna har redan förlorat lite mandat i mötet för att de inte är fysiskt i rummet. Se till att skapa bättre balans genom att utgå från dem. Man kan också t.ex. låta en distansdeltagare vara ordförande för mötet.
Psst! Om du vill lära dig mer på ämnet så kan jag rekommendera detta podcastavsnitt, där du även får med dig ett inkluderande diskussionsverktyg.